Với diễn biến phức tạp của dịch bệnh, không có gì chắc chắn rằng ngành sự kiện sẽ trở lại suôn sẻ trong năm 2021. Virtual event hay sự kiện ảo chính là bước trở mình cần thiết giúp doanh nghiệp, tổ chức không bỡ lỡ cơ hội kết nối đến khách hàng, đối tác tiềm năng.
Để phòng chống dịch bệnh, không chỉ ở Việt mà ở nhiều nơi trên thế giới đã đưa ra những quy định về giãn cách xã hội, đeo khẩu trang và hạn chế tụ tập đông người. Cùng với đó là sự e ngại của mọi người khi tham gia các sự kiện hoặc những nơi đông người. Điều này càng gây khó khăn cho ngành sự kiện.
Mặc dù các sự kiện thông thường vẫn có thể tổ chức, việc thu hút người tham dự hay khâu quảng bá và quản lý sự kiện sẽ tốn nhiều công sức hơn trước. Cùng với đó là xu hướng online hóa trên mọi lĩnh vực, virtual event hay sự kiện ảo đã thu hút được sự cân nhắc nhiều hơn bởi các doanh nghiệp và tổ chức.
- Giải pháp thay thế được chấp nhận rộng rãi cho các sự kiện trực tiếp trong đại dịch
Các sự kiện trực tiếp luôn là chìa khóa trong các chiến lược tiếp thị. Những người bán hàng thành công nhất là những người xuất sắc trong mạng lưới.
Các sự kiện trực tiếp cung cấp cho người bán hàng khả năng xây dựng mối quan hệ với khách hàng tiềm năng ngay lập tức. Không giống như các chiến dịch digital marketing thông thường, mối quan hệ này cần khá nhiều thời gian để xây dựng. Do đó, với sự xuất hiện của đại dịch, các nhà tổ chức sự kiện đã buộc phải hủy bỏ hoặc hoãn sự kiện là một tổn thất rất lớn đối với các doanh nghiệp.
(Hình ảnh minh họa)
- Chi phí tổ chức thấp
Các nhà lập kế hoạch tổ chức sự kiện luôn tìm cách tiết kiệm chi phí với ngân sách ngày càng thu hẹp. Nhờ các virtual event, tổng chi phí tổ chức sự kiện giảm đáng kể, theo tính toán có thể lên đến hơn 75%.
Virtual event giúp đơn vị tổ chức tiết kiệm được rất nhiều chi phí liên quan: mặt bằng, dịch vụ ăn uống, thiết bị nghe nhìn, âm thanh ánh sáng hay chi phí đi lại của người tham dự. Điều duy nhất mà các nhà lập kế hoạch phải lo lắng về việc thanh toán là chi phí của nền tảng sự kiện ảo.
3. Tiếp cận rộng lớn đối tượng tham dự
(Thái Hương media đang cập nhật ứng dụng Virtual Event vào sự kiện đào tạo online)
Với sự kiện thông thường, khi tìm địa điểm tổ chức, hàng loạt câu hỏi mà bạn phải trả lời:
- Vị trí tổ chức có thuận tiện và dễ tiếp cận đối với đối tượng mục tiêu
- Liệu người khuyết tật có thể đến tham dự?
- Không gian tại địa điểm có đáp ứng được số lượng người tham dự cần thiết?
- …
Virtual event ngay lập tức làm giảm hơn một nửa những lo lắng này. Những người tham gia có thể tham dự thoải mái tại nhà của họ hoặc bất cứ nơi nào trên thế giới. Thậm chí là khi đang di chuyển. Miễn là họ có máy tính hoặc thiết bị di động có thể kết nối Internet. Với lợi thế này, sự kiện ảo rất dễ thường sẽ có tỷ lệ tham dự có thể cao hơn gấp 10 lần so với một sự kiện thực từng có.
Người tham gia có thể tham dự thoải mái tại nhà của họ hoặc bất cứ nơi nào
Nếu bạn lo lắng về vấn đề tương tác, hãy yên tâm. Các nền tảng tổ chức virtual event thường sẽ được tích hợp nhiều tính năng thú vị để thu hút khán giả của bạn trong suốt sự kiện. Đây cũng là những cách tuyệt vời để nâng cao trải nghiệm và tăng kết nối cho sự kiện ảo.
- Dễ dàng tạo sự kết nối
Khi tham gia virtual event, người tham dự không phải di chuyển từ phiên này sang phiên khác hoặc gian hàng này sang gian hàng khác. Việc kết nối với những người tham dự và diễn giả từ đó cũng dễ dàng hơn so với sự kiện trực tiếp.
(Thái Hương media đang cập nhật ứng dụng Virtual Event cho sự kiện ra mắt sản phẩm)
Mọi thứ đều trực tuyến nên những người tham dự có thể dễ dàng ghi lại thông tin quan trọng như tên, chức danh…của mọi người, ngay trên laptop, điện thoại hay máy tính của họ.
- Dễ dàng đo lường kết quả
Bản chất là kỹ thuật số, một virtual event sẽ cung cấp dữ liệu phân tích tính năng, mà các sự kiện trực tiếp không thể cung cấp một cách dễ dàng. Trên thực tế, trang tổng quan trực tuyến của bạn có thể hiển thị tương tác báo cáo như số lần xem, số lần xem, nhận, số lần hiển thị… Bạn hoàn toàn có thể biết khi nào người tham dự của bạn đăng nhập, từ đâu, số lượng người tham dự hay cách họ thanh toán.
Công nghệ và internet đã làm thay đổi rất nhiều cách chúng ta sống, làm việc và tiếp thị. Giờ đây, các sự kiện và hội nghị cũng đã tham gia câu lạc bộ online. Có thể nói, virtual event là một xu hướng không thể bỏ lỡ của các doanh nghiệp.
